Kwartaalanalyse: zo hou je de vinger aan de pols in je business
Kwartaalanalyses: grote bedrijven doen het al en succesvolle ondernemers zweren erbij. Maar wat is daar nu zo interessant aan? Een jaarlijkse analyse doet elke ondernemer wel in meer of minder grondige mate. Zo’n terugblik is een manier om je bewust te worden van je acties en het resultaat dat ze opleverden. Maar stel je nu eens voor dat je diezelfde inzichten niet pas op het einde van het jaar had, maar al op kwartaalniveau. Hoeveel sneller je actie zou ondernomen hebben. Hoeveel verder je zou staan. Dat is wat een kwartaalanalyse voor jou en je business kan betekenen.
Het nut van een kwartaalanalyse
We kennen het allemaal: je dagen als ondernemer vliegen voorbij. Tussen het klantenwerk, de vele calls, administratie en het managen van je personeel door, is het zo gemakkelijk om je te laten meeslepen door de rat race. Been there, done that! De dagelijkse rush neemt het over, waardoor je plots 3 maanden verder bent en eigenlijk niet weet waar je staat of hoe je daar geraakt bent. Of erger nog: een jaar verder!
Een kwartaalanalyse is een manier om aligned te blijven en on top van de doelen die je aan het begin van het jaar bepaald hebt. Even loskomen van de rat race en terug hergroeperen. De inzichten die je bij zo’n analyse krijgt, helpen je om je acties te bepalen voor de komende maanden. Op die manier kan je korter op de bal spelen en sneller de nodige aanpassingen doorvoeren om je doelen te behalen.
Terugkijken om lessen te trekken
Een kwartaalanalyse begint altijd met een terugblik. Wat heb je gedaan de afgelopen maanden? En wat heeft het opgebracht? Je gaat je verkoopcijfers erbij nemen, je marketingstrategie en je agenda en dan check je: verliep het allemaal zoals verwacht? Haalde ik mijn doelen of net niet? Wat verwacht ik voor het komende kwartaal? Je gaat dus echt grondig bekijken wat je acties waren en wat die hebben opgebracht.
Op basis van de analyse bepaal je je doelen én actieplan voor het volgende kwartaal.
Heb je je doelen met verve bereikt, dan kan je misschien wat ambitieuzer worden. Of merk je dat je marketing minder goed heeft gewerkt dan verwacht? Dan is het nu het moment om te schakelen. Om te kijken waar het precies aan lag en wat je anders kan doen.
Als je wacht tot het einde van het jaar om zo’n analyses te doen, dan laat je kansen liggen om vooruitgang te boeken met je bedrijf. Als je die inzichten al na 1 of 2 kwartalen hebt, kan je nog doordachte beslissingen nemen om het tij te keren. Kwartaalanalyses helpen je dus in de groei van je bedrijf.
Een kwartaalanalyse: hoe begin je eraan?
Een kwartaalanalyse doe je niet tussen de soep en de patatten. Of niet tussen 2 calls door. Voor een kwartaalanalyse maak je tijd. Dus plan nu al een CEO-dag in voor elk kwartaal. Ja, een hele dag waarop je aan je zaak werkt en niet het ene na het andere brandje blust. En die dag begint met de kwartaalanalyse, de terugblik en het actieplan dat daaruit voortkomt.
Zoals ik al schreef, dient een kwartaalanalyse om na te gaan of je acties van de afgelopen maanden het gewenste resultaat bereikt hebben. Maar hoe doe je dat? Wel, dat is waar je zogenoemde KPI’s (key performance indicators) van pas komen. Dit zijn meetbare indicatoren waaraan je kan zien hoever je staat t.o.v. je doel.
Als je een kwartaalplanning maakt, neem je er je jaar- en salesplan bij en je KPI’s. Die KPI’s kunnen bv. het aantal websitebezoekers zijn, het aantal nieuwe klanten, aantal verkochte items van een bepaald product, enzovoort.
Die KPI’s bepaal je op basis van je jaarplan, dus je voorspelling voor het hele jaar. Na een kwartaal heb je al een goed zicht op hoe realistisch je verwachtingen waren en waar je moet bijsturen of op welke KPI’s je meer moet inzetten.
Neem je agenda erbij en kijk hoeveel intake- of kennismakingsgesprekken je hebt gehad, wat de conversie daarvan was (dus hoeveel mensen na zo’n gesprek met jou in zee zijn gegaan), enzovoort.
PRO TIP 1: zet alles in een overzichtelijk dashboard
Ik snap het als je tegen die eerste kwartaalanalyse opkijkt als een onoverkomelijke berg. Je moet dat jaarplan gaan opvissen, die KPI’s gaan checken… En als je dat allemaal nog moet zoeken, is het inderdaad een heel werkje.
Daarom raad ik aan om er de eerste keer voldoende tijd en werk in te steken om het allemaal samen in een overzichtelijk dashboard te gieten. Of je er een Excel-file van maakt, een heel Notion-dashboard in elkaar puzzelt of aan de slag gaat in je CRM-systeem, dat maakt niet uit. Zolang het voor jou maar duidelijk is. Zo gaat alles het volgende kwartaal dubbel zo snel.
PRO TIP 2: maak er een gewoonte van
Na het lezen van deze blogpost zal je misschien gemotiveerd zijn en zelfs goesting hebben om aan die kwartaalanalyse te beginnen. Maar dat zal niet altijd zo zijn. Volgend kwartaal neemt de rat race het gewoon weer over en voor je het weet is het Nieuwjaar. En dat willen we natuurlijk vermijden.
Maak er dus een gewoonte van. Begin met nu je agenda erbij te nemen en op het einde van elk kwartaal een dag te blokkeren. Dus eind maart, eind juni, eind september en eind december. Dat zijn dagen waarop je geen afspraken inplant of klantenwerk doet.
De eerste keer/keren is het nog wat zoeken, maar hoe vaker je het doet, hoe vlotter het gaat en hoe makkelijker het is om conclusies te trekken uit je analyse. Al snel ga je merken hoeveel je je zaak vooruithelpt met die paar uurtjes per kwartaal.
De kwartaalanalyse: niks dan voordelen
Het klinkt lastiger dan het is, en je zal het snel beamen eens je ermee begint. Door dit consequent elk kwartaal te doen, help je je bedrijf groeien en haal je je doelen die je aan het begin van het jaar vooropstelde.
Lees zeker ook deze blog over KPI’s , deze over je financieel plan en deze over marketingstrategieën om je op weg te helpen.
Wil jij ook beginnen met kwartaalplanningen, maar wil je daarbij hulp? Of iemand die je helpt met het analyseren van je cijfers om daaruit een actieplan op te stellen? Boek hier een kennismakingsgesprek voor coaching op maat.
