KPI’s: wat zijn het en wat is hun nut?

21 mrt.

Wanneer je als ondernemer een beroep doet op mij om je te helpen je zaak te doen groeien, dan krijg je sowieso deze vraag op je bord: “wat zijn je KPI’s?”

Weet jij wat je KPI’s zijn? Oké, andere vraag. Weet jij wat KPI’s zijn en waarom ik er als successtrateeg zo op hamer? Nee? Blijf dan lezen, want ik leg het je allemaal uit.

Wat zijn KPI’s?

KPI staat voor key performance indicator, of in het Nederlands kritieke prestatie indicator. Het is een meting om te bepalen of je een bepaald doel hebt gehaald of on track bent om een doel te behalen. In feite zijn je KPI’s de graadmeters in de groei van je bedrijf.

Het verschil tussen doelen en KPI’s

Voor we verdergaan, wil ik kort even uitleggen waarom een KPI niet hetzelfde is als een doel. Doelen kennen we allemaal. Je zet bv. aan het begin van het jaar een doel om een bepaalde omzet te halen, of om een bepaald aantal klanten te helpen.

KPI’s zijn de data points binnen verschillende domeinen van je business om je te helpen bepalen of je je doel zal halen of niet.

Hoeveel KPI’s is genoeg?

Als je begint na te denken, kan je tientallen KPI’s bepalen, en dat mag zeker. Zorg er alleen voor dat het relevante KPI’s zijn voor de doelen die je wil bereiken. Ik geef als vuistregel mee om een 2 à 3 KPI’s te bepalen per domein in je business. Hoe je die KPI’s bepaalt en wat nuttige KPI’s zijn, dat lees je binnenkort in een nieuw artikel.

Die domeinen verschillen vaak wat van bedrijf tot bedrijf, maar dat is bijvoorbeeld:

marketing
sales
productie
customer service
personeel / HR

Voorbeelden van KPI’s voor marketing:

Altijd in dezelfde vijver vissen, zal je op termijn niks meer opleveren. Daarom wil je meer mensen bereiken die tot je doelgroep behoren. Om na te gaan of dit het geval is, kan je de volgende zaken tracken binnen je marketing:

nieuwsbrief subcribers: groeit je mailinglijst aan of krimpt ze in? Hoeveel nieuwe abonnees komen erbij t.o.v. het aantal mensen die zich uitschrijven?
Hoe actief zijn je abonnees? Je kan bijvoorbeeld ook je open rate (hoeveel mensen je mails effectief openen) en click-through-rate (hoeveel mensen doorklikken op de link in je mail) monitoren om te zien hoe geëngageerd je abonnees zijn (en cold subscribers, die dus lange tijd niets lezen, gaan targeten of verwijderen).
websitebezoekers: om te zien of je SEO-inspanningen hun vruchten afwerpen, houd je bij hoeveel unieke bezoekers er op je website komen via de zoekmachines.
Websiteverkeer: je kan bijhouden van waar ze komen: organisch verkeer, via socials, via referrals… Zo zie je welke kanalen goed werken voor jou en welke minder. Dan kan je daaruit conclusies trekken voor je marketing.
advertentie-clicks: hoeveel mensen klikken door op een advertentie? Zo ga je na welke advertenties werken en welke niet.
Instagram-volgers: als sociale media essentieel is voor je business als marketingkanaal, kan je ook bijhouden hoeveel nieuwe volgers je krijgt en hoe dit zich verhoudt tot de vorige termijn.

Voorbeelden van KPI’s voor sales:

Je marketing heeft sowieso invloed op je sales. Maar naast je advertenties, socials en nieuwsbrief heb je ook directe sales-acties. Denk maar aan salesgesprekken, kennismakingsgesprekken, pitches, enzovoort. Dan kan je dit soort KPI’s hebben:

aantal kennismakingsgesprekken: bijhouden hoeveel gesprekken je hebt per week/maand.
aantal nieuwe klanten: hoeveel mensen gaan effectief over tot een aankoop?
aantal leads: hoeveel mensen geven aan geïnteresseerd te zijn in je aanbod? Bv. door een intakegesprek te boeken, door zich in te schrijven op de wachtlijst voor je online aanbod,…
conversieratio: van die leads of kennismakingsgesprekken, hoeveel % gaat er uiteindelijk over tot een aankoop?
verkoop per product: als je verschillende producten of diensten aanbiedt, kan je op deze manier zien wat het best verkochte item is, welk product of welke dienst niet goed in de markt ligt (of meer marketing nodig heeft).
verkopen per klant: heel handig voor webshops of wanneer je terugkerende klanten kan hebben, zoals een schoonheidssalon. Hiermee hou je bij hoe loyaal je klanten zijn aan jou.

Inspiratie nodig voor jouw KPI’s? Hier vind je enorm veel voorbeelden, vooral bedoel voor webshops.

Wat betekenen KPI’s voor jouw bedrijf?

Nu je weet wat KPI’s zijn, is het misschien al net iets makkelijker om te begrijpen waarom ze onmisbaar zijn voor elk bedrijf. Maar ik zet de voordelen van het opvolgen van je KPI’s graag nog eens op een rijtje, speciaal voor jou.

Snel overzicht op de stand van zaken

Je KPI’s vertellen je iets over de gezondheid van je bedrijf, zonder dat je meteen uitgebreide analyses nodig hebt. Doordat je de meest essentiële punten in je bedrijf bijhoudt, krijg je op elk moment een accuraat beeld van de eventuele groei van je zaak.

Inzichten voor je strategie

Doordat je concreet meetbare KPI’s hebt, kan je makkelijk conclusies trekken en je strategie of actieplan bijsturen waar nodig. Je KPI’s langere tijd opvolgen helpt je ook om patronen bloot te leggen, bijvoorbeeld in je verkoop. Rustigere maanden vs. high-sale maanden. Periodes waarin je meer produceert of piekperiodes voor aanvragen voor intakegesprekken, enzovoort. Hierop kan je dan inspelen met je marketingstrategie.

Focus op je doelen

Weet je nog, die doelen die je in het begin van het jaar hebt opgesteld? Hoe is het daarmee gesteld? Compleet naar de achtergrond verdwenen door de dagelijkse rush? Het gebeurt bij zoveel ondernemers! Het gebeurt zelfs bij mij. Klanten komen op de eerste plaats. Er komen constant nieuwe kansen voorbij, en projecten die vooral leuk lijken, maar waarvan we niet weten of ze ons wel aligned zijn met ons doel. Als je je daarin herkent, is dit artikel trouwens een must-read.

Wat mij - en mijn mentees - helpt om focus te houden op onze doelen, zijn die KPI’s. Als je elke maand of elk kwartaal je KPI’s bijhoudt, hou je jezelf accountable. Zwart op wit zien staan dat je niet on track bent of dat je bent afgeweken van je pad, helpt je om opnieuw focus te vinden. Die KPI’s zijn je accountability partners.

Maak je investeerders blij

Heb jij investeerders in je bedrijf? Dan zal je het woord KPI’s misschien al van hen gehoord hebben. Want daar houden ze wel van. Wat is het doel van zo’n investeerder? Hun investering er (op termijn) weer uit halen, natuurlijk. En liefst zelfs winst maken.

KPI’s zijn dan voor hen, net als voor jou, goede indicatoren om te zien hoe het met het bedrijf gesteld is. Om te checken of je je doelen zal halen of niet. En of hun investering dus zal opbrengen of niet.

Wat doe je met de inzichten uit die KPI’s?

Oké, je hebt je KPI’s bepaald en na een eerste maand, een eerste kwartaal, neem je die erbij en bekijk je de data. Wat nu?

Wel, als het goed is, heb je je KPI’s opgesteld op basis van je grotere doel. Heb je je KPI-targets gehaald, dan weet je dat je on track zit richting je jaardoel. Merk je dat je voor bepaalde KPI’s de doelstellingen niet haalt, dan kan je hieruit conclusies trekken over bvb. je marketing- of salesstrategie en hier meteen de nodige aanpassingen voor doorvoeren.

Het voordeel van geregeld je KPI’s bij te houden, is dat je snel kan schakelen en kan bijsturen om ervoor te zorgen dat je je doelen haalt en groeit met je bedrijf. Je rijdt je koers op basis van de bordjes langs de weg en niet op goed geluk of op de stand van de zon.

Hulp nodig met je KPI’s?

Voor het eerst je KPI’s bepalen kan overweldigend zijn. Je weet niet altijd goed welke KPI’s je een duidelijk beeld zullen geven over de toestand van je bedrijf en hoe je die moet opvolgen. De dagelijkse rat race zorgt er ook voor dat je soms vergeet die KPI’s te checken en dan ben je weer een maand, een kwartaal, of zelfs een jaar verder “op goed geluk”.

Wil je dus extra ondersteuning om die KPI’s te bepalen, ze te checken én weloverwogen beslissingen te nemen op basis van de inzichten? Boek nu een kennismakingsgesprek en we kijken samen hoe ik jou kan helpen.

kpi’s

Annelies Neven